Manajemen Waktu

Dalam satu kesempatan, saya mereview hasil evaluasi pelatihan yang dilakukan oleh C3 dan SNIP pelatihan, banyak sekali data yang harus dilihat, baik data kuantitatif maupun kualitatif. Lumayan puyeng juga melakukan hal tersebut. Syukurlah kini sudah ada tim M&E yang bertugas melihat itu semua. Dari sekian data, ada input yang menarik perhatian saya, terutama dalam aspek “Participant Reaction” tentang apa yang perlu ditingkatkan dari pelatihan yang sedang dievaluasi ini.

Poin yang menarik perhatian saya itu adalah peserta menganggap waktu pelatihan yang sangat terbatas. Dalam berbagai kesempatan, saya sering mengingatkan kekurangan waktu dalam sebuah pelatihan memiliki dua area yang perlu cermati: kekurangan karena desainnya memang mepet atau eksekusi kita yang molor dari jadwal yang ditetapkan. Tentu, dengan memahami keduanya maka kita akan tahu dimana kita akan memperbaiki krisis waktu yang dialami peserta tersebut.

Di lain waktu, di lain tempat. Seorang kawan mendatangi saya menceritakan apresiasinya usaha C3 membangun karakter semua anggota tim untuk menghargai waktu dalam program Kemitraan Pendidikan ini. Praktek ini dinilai baik dan ingin mereka terapkan saat mereka melatih madrasah. Tepat waktu memulai sesi dan tepat waktu pula mengakhirinya. Beberapa orang yang lain juga mengungkapkan hal yang sama.

Dalam bahasa yang lain, program ini menghargai waktu setiap sesi, dan dalam pandangan peserta, kegiatan dalam program ini begitu disiplin waktu. Objek yang sama, makna berbeda. Namun, ada kasus yang membuat program ini mengalami kemunduran dalam penghargaan waktu, dimana ada satu-dua staf yang tidak tepat memulai sesi atau tidak menepati jadwal, terlebih agendanya berkaitan langsung dengan madrasah.

Baiklah. Pertama, kami sangat menghargai bahwa bisa dikatakan semua SNIP telah mencoba menghargai waktu dalam berkegiatan. Itu harus kita apresiasi dan kita tingkatkan. Kedua, kami di tim C3 telah melakukan berbagai cara untuk lebih menghargai waktu, baik di level program kerja maupun di level kinerja personal. Oleh karenanya, sebagai contoh, hal pertama yang dilakukan secara sistemik adalah memberikan pelatihan (TOT Tahap 2) secara penuh sesuai dengan waktu yang diperlukan modul pelatihan. Lalu, secara internal tim EP C3 juga sedang membantu setiap staf untuk meningkatkan performa kerja profesionalnya. Hal yang sama juga kita, EP C3 dan SNIP, perlu saling memperkuat tim kerja kita, sebagaimana yang kita lakukan di Yogyakarta, mengingat gelombang pertama kegiatan kita dimulai.

Kawan-kawan, bersiaplah. Tsunami kesibukan akan datang ditandai dengan keluarnya Surat Keputusan (SK) penetapan madrasah sasaran Tahap 2. Saya yakin, persiapan organisasi C3 dan SNIP telah berada di jalan yang tepat dan dalam kondisi siap berjihad. Saya belum begitu bisa memetakan di level individu kesiapan setiap pribadi anggota tim C3 secara keluruhan, terlebih di level SNIP. Secara individual, kita perlu menjaga diri dengan istirahat dan makan yang mencukupi, berimbang dan sehat. Sekali lagi, jaga diri.

Dalam berkegiatan, ada aspek-aspek profesionalisme yang perlu kita kembangkan dan tingkatkan di level personal dari setiap kita, salah satunya adalah manajemen waktu. Seperti di awal tulisan ini, saya mengingatkan diri saya dan semua dari kita untuk memahami dan bersikap tentang betapa pentingnya perhargaan pada waktu, sehingga kita tidak termasuk menjadi orang-orang yang merugi dalam manajemen waktu seperti yang telah diingatkan Allah kepada kita dalam Al-‘Ashr. Bagaimana caranya?

—————————

Dalam bukunya, “Creating the EFFECTIVE PRIMARY SCHOOL, a guide for school leaders and teachers” (2002), Roger Smith menceritakan, kegelisahan yang sering dihadapi guru di sekolah. Dalam pandangan Smith, setiap guru merasa tidak cukup waktu untuk merencanakan, mempersiapkan, mengajar dan memberikan penilain pembelajaran siswa untuk kegiatan sehari-hari di kelas. Bila pun pekerjaan rampung, biasanya sang guru bekerja dalam waktu yang lebih panjang dari yang ia rencanakan, atau tepat waktu tapi banyak materi atau tahapan pembelajaran yang dipotong. Hal itu akan terjadi bila si guru tidak mengelola waktu dengan baik. ” Time is the most valuable commodity in a school’s resources and how it is used is important for the quality of the children’s learning”, ujar Smith. Waktu adalah salah satu sumberdaya sekolah yang paling berharga untuk meningkatkan kulitas pembelajaran murid. Ya, kita jujur saja lah. Kita sering mengabaikan sumber daya ini untuk dimanfaatkan secara maksimal.

Smith menyarankan untuk membuat klasifikasi pekerjaan penting dalam tiga prioritas. Prioritas utama berarti pekerjaan itu diperlukan untuk selesai segera dan secepatnya. Prioritas medium, kita laksanakan pekerjaan di prioritas medium ini setelah yang pekerjaan prioritas utama itu selesai. Dua prioritas ini diselesaikan dalam pada hari kita bekerja. Prioritas rendah adalah untuk pekerjaan yang dapat dikerjakan kemudian atau dilakukan oleh orang lain. Tapi hati-hati, menempatkan banyak pekerjaan dalam prioritas rendah ini membuat kita tak banyak melakukan sesuatu dalam sehari, dan pekerjaan itu bisa tak dikerjakan sama sekali, selamanya.

Secara lebih rinci, ada sebuah penjelasan manajemen waktu yang lebih detail oleh Jack Dunham (1995), dalam bukunya ” Developing Effective School Management“. Saya bertanya, apakah kawan-kawan berada dalam situasi harus mengerjakan tiga target kerja sekaligus dalam satu waktu, dan pekerjaan itu tidak mungkin diselesaikan dalam waktu yang ditentukan, dan pada saat yang sama kita direcoki kerjaan yang tak perlu? Bila jawabannya “iya”, kita berada dalam tekanan waktu. Saya tanya lagi, apakah anda melakukan penundaan ketiga pekerjaan itu? Apakah kita pernah membuat perencanaan penyelesaiannya? Apakah kita tahu dengan pasti dimana dokumen yang kita perlukan? Bila jawabannya “iya” atau campuran “iya & tidak”, maka ada yang kurang pas dalam manajemen waktu kita. Bila semua jawabannya “tidak”, maka kita sendirilah yang membuat masalah pada pekerjaan kita menjadi bertumpuk dan rumit.

Dunham menyusun beberapa ciri apakah kita sendiri yang membuat masalah itu, atau organisasi kita yang membuat kita berjibaku dengan pekerjaan yang menumpuk dalam waktu yang sempit. Setelah saya sedikit modifikasi konteksnya, inilah beberapa ciri bila kita adalah sumber masalah manajemen waktu kita.

• Saya SERING tidak memiliki ketetapan diri untuk melakukan apa hari ini. Saya datang ke tempat kerja tanpa agenda yang jelas akan melakukan apa hari ini di kantor;

• Saya SERING mengganti prioritas kerja saya sendiri, padahal prioritas tersebut saya tetapkan beberapa waktu yang lalu;

• Saya SERING tidak tahu dan tidak memahami tujuan dari apa yang saya kerjakan. Dampaknya, saya merasa mengulangi pekerjaan yang sama dan cepat bosan dan akhirnya menunda kerja;

• Secara personal, saya SERING tidak menata diri saya sendiri, jadwal kerja saya, daftar kebutuhan saya, bagaimana cara saya menuntaskannya. Saya tidak SERING tidak mengorganisasikan kerja personal saya;

• Saya SERING melompat satu kerja yang belum tuntas dan mulai mengerjakan yang lain dan belum tuntas, dan saya pindah melakukan kerja yang lain lagi;

• Saya SERING melakukan pekerjaan besar tapi tanpa perencanaan pribadi yang terarah;

• Saya SERING tidak taat pada jadwal yang saya tetapkan;

• Saya SERING terlibat dalam berbagai hal dan menyita waktu;

• Saya SERING sengaja menunda kerja dengan mudahnya;

• Saya SERING meninggalkan tugas-tugas yang sulit dengan “Nanti sajalah!”;

• Saya SERING merasa sebagai orang yang paling bertanggung jawab atas keseluruhan hal di kantor dan orang lain tak bisa melakukannya;

• Saya SERING melakukan banyak hal dalam waktu yang sempit;

• Saya SERING salah memperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk sebuah tugas;

• Saya SERING tidak memiliki sistem file yang bagus;

• Saya SERING tak bisa berkata “tidak”.

• Saya SERING tak cukup waktu mengerjakan kerja rutin harian.

• Saya SERING menggunakan waktu bersama keluarga untuk urusan kerja.

• Saya SERING menghadapi banyak deadline kerja bersamaan.

Bila kita mengamini beberapa pernyataan “SERING” yang acapkali kita lakukan, bisa jadi kita terserang “Sindrom SERING” itu (Ini istilah saya saja. Gak ada di buku si Dunham). Itu artinya, kita sendirilah yang membuat masalah terhadap manajemen waktu kita yang kacau beliau. Dengan mengadopsi berbagai ide-ide penulis lain, Dunham memiliki cara melawan sindrom itu:

• Buatlah daftar kemana saja kita pergunakan waktu selama ini.

• Berdasarkan waktu yang telah didaftar itu, buatlah rencana ke depan. Rencana ini harus memperhatikan prioritas dan batas waktu (deadlines).

• Tentukan dan hargai watu terbaik dari yang paling baik waktu kita untuk melaksanakan tugas.

• Hindari menimbun sampah kerja. Susunlah kertas kerja dalam kelompok-kelompok berdasarkan prioritas kerja.

• Minimalkan penambahan kertas kerja untuk pekerjaan yang sama.

• Lakukan kerja sekarang. Jangan tunda lagi.

• Belajarlah berkata ‘Tidak’ untuk hal yang tak penting. Jangan biarkan orang lain tidak menghargai waktu kita.

• Lakukan perubahan secara gradual sehingga kita bisa hindari komitmen yang berlebihan.

Dengan memiliki strategi manajemen waktu, manfaatnya banyak sekali. Hasil penelitian Dunham menyebut: berpikir lebih jernih, perencanaan kerja lebih baik, mutu kerja meningkat, terhindar dari stress, ada waktu untuk tugas penting lain, hubungan kerja meningkat dan positif, penggunaan informasi (data) dengan sangat baik dan melapangkan karir jauh lebih baik.

Manajemen Waktu bukan hanya sekedar pengetahuan. Lebih dari itu, Manajemen Waktu adalah juga soal skill, tentang keterampilan, perihal kecakapan. Karena Manajemen Waktu adalah sebuah keterampilan, praktek-praktek dengan penuh kesabaran dalam kegitan sehari-hari adalah hal yang utama. Sama halnya kita belajar bersepeda, mengetahui prosedur bersepeda dengan baik dan benar tidaklah cukup. Kita harus praktek menggowes, praktek menjaga keseimbangan, praktek memlilih jalan yang baik dan praktek mematuhi dengan benar pada rambu-rambu yang ditetapkan.

Hal yang justru paling mendasar dalam Manajemen Waktu ini adalah sikap dan komitmen kita sendiri. Sikap apakah itu? Sikap itu adalah bahwa kita harusmenghormati waktu sebagai salah sumberdaya yang sangat penting yang Allah anugerahkan pada kita, bahwa kita harus mempertanggungjawabkan waktu kepada-Nya, bahwa kita harus memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya, bahwa kita harus menghindarkan diri menjadi orang-orang yang merugi seperti diingatkan dalam Surah Al-Ashr itu, dan bahwa kita harus menghormati orang yang sudah menghormati waktu mereka dan telah berjuang untuk mengelola waktu mereka dengan baik. Dan komitmen kita diperlukan untuk segera berubah, dan dimulai dari sekarang.

——————

Secara pribadi, saya harus jujur. Apa yang saya tulis di atas adalah hal ideal bagi saya pribadi, masih jauh dalam pelaksanaan keseharian saya. Saya sering menunda pekerjaan penting untuk melihat-lihat Facebook. Saya sering bergurau pada saat yang justru dibutuhkan keseriusan kerja, dan sebagainya, dan seterusnya.

Hanya saja, saya perlu berubah, karena menghormati waktu itu banyak manfaatnya, dan saya tak mau merugi dengan menyiakannya. Untuk Anda, pilihan ada di tangan kawan-kawan sekalian. Ayo berubah lebih baik dan saling mengingatkan.

Semoga bermanfaat.

 

Salam Teamwork (Reliability-Respect-Honesty-Empowering-Focus)