Membangun Tim: Sebuah Proses

Tim C3 sering menerima curhat dari beberapa kawan dari beberapa propinsi. Kami mendengar, memperhatikan, dan turut mencari solusinya. Ada beberapa kasus yang dicurhatkan. Namun saat ini saya akan merefleksikan proses pembentukan tim dan konflik internal lembaga SNIP.

Kalau kawan-kawan sempat membuka, membaca dan memahami modul Effective School Improvement (ESI), maka di sana akan ditemui satu bahasan tentang pembentukan TIM HANDAL. Sebuah tim kerja yang handal akan melewati fase-fase berikut ini: Forming – Storming – Norming – Performing – Adjourning. Kalau tidak salah konsep ini pertama kali dirumuskan oleh Bruce Tuckman, nanti saya cek kebenarannya. Bila kita kembali ke masa-masa awal kita setelah proses uji wawancara dan sebelum Kontrak kerja SNIP dgn C3, pada saat itulah proses Forming atau pembentukan Tim Kerja SNIP berawal. Secara internal, ini asumsi saya, setiap lembaga telah memberikan uji kecakapan siapa saja personel yang akan dipasang dalam posisi posisi yang telah digariskan oleh C3, baik untuk posisi yang bersifat full timer atau yang berbasis kinerja. Ya, kami percaya tim yang dibentuk oleh SNIP adalah yang terbaik yang bisa mereka rekrut dan bekerja sama. Hal yang umumnya terjadi dalam fase ini adalah tujuan organisasi SNIP sebagai lembaga belum dipahami sepenuhnya oleh anggota. Anggota kurang komitmen, minim keterlibatan, perasaan-perasaan ketidakcocokan yang disembunyikan, etos kerja tinggi belum terbentuk, dsb. Itu adalah fase pembentukan atau forming.

Sejalan dgan waktu, SNIP sebagai lembaga sudah terbentuk dan bekerja. Sejalan dengan itu pula, Tim C3 sering menerima curhat dari anggota tim SNIP. Bagi saya ini lumrah, dan ini justru baik untuk membentuk Komunikasi yang terbuka dan dua arah. Salah satu curhatnya itu adalah munculnya konflik dalam tim kita. Walau tidak dicurhati, kadang kami di C3 sudah melihat gejala adanya konflik itu. Kami sudah bisa sedikit memetakannya, walau belum begitu jelas. Adanya konflik dalam tim SNIP itu lumrah dan secara teori juga sah. Konflik menandakan kita bada di fase kedua pembentukan tim handal, yakni, storming atau badai dalam lembaga kita.

Storming ini adalah mekanisme alamiah dalam organisasi untuk semakin membuat kita lebih solid, lebih kuat dan lebih tahan banting dalam menjalankan tugas dan dalam meraih tujuan kerja kita. Storming banyak faktor yang melecutnya. Dalam tim kita, konflik yang terjadi karena, misalnya, ada kawan yang ekspektasi personalnya berbeda dengan peran yang ada dalam kontrak. Ada juga kegalauan posisi antara senior-yunior di tempat lain, kampus misalnya. Faktor lain adalah distribusi kerja yang berlebih, sehingga memunculkan rasa capek fisik dan mental yang luar biasa. Ada juga faktor komunikasi yang kurang saling menghormati dan kurang jelas. Ada juga kasus lemahnya koordinasi, sehingga saling menyalahkan saat ada hal yang kurang beres.

Dalam pandangan saya, sekali lagi, Konflik ini muncul adalah hal yang lumrah dan alamiah secara organisasional. Kenapa? Karena kita adalah manusia dengan beda karakter, beda tujuan pibadi, beda impian, beda peran, dan beda-beda yang lainnya. Yang menyamakan kita adalah lembaga, visi, misi, dan tujuan dalam SNIP. Jadi, ilustrasinya bisa lah kita ambil contoh guru kelas satu atau kelas dua di madrasah. Siswa yang ada dalam kelas itu sangat beragam, ada yang suka manjat meja, suka nangis, ada yang pintar, ada yang males, ada yang suka bawa mainan..bahkan ada juga yang selalu bawa ibunya masuk kelas. Jadi ngga kebayang kalo tipe yang terakhir itu berjumlah sepuluh orang…bisa jadi ya ruang kelas yaa ruang arisan…. Hahaha.

Konflik akan semakin membuat lembaga kita kuat, solid dan fokus pada kesuksesan. Ini betul, tapi ada syaratnya. Ada banyak cara yang bisa dilakaukan. Konflik itu memerlukan komunikasi dua arah yang saling percaya, saling menghormati dan saling mendukung. Hilangkan prasangka dan mari fokus pada hasil kerja. Koordinasi sangat perlu dilakukan dalam intensitas yang di luar kebiasaan selama ini. Di samping itu, proses pembuatan keputusan (decision making) hendaknya melibatkan semua anggota tim. Keputusan dibuat dalam proses yang partisipatif. Nach, satu lagi. Dalam melakukan koordinasi, komunikasi yang terbuka, saling percaya, saling mendukung, serta pembuatan keputusan yang partisipatif itu harus diingat bahwa kawan-kawan adalah orang yang harus mengetahui dan mengontrol situasi, kemana semua konflik ini akan diarahkan, dan dalam berapa waktu lama harus segera diselesaikan.

Kalau kawan-kawan bisa lihat adalah bagaimana pertemuan meeting perencanaan kemarin. Forum saat itu fokus pada hasil. Tentu saja ada konflik yang terjadi, walau dalam skala yang kecil, misalnya konflik antara keinginan peserta untuk berbicara bertabrakan dgn waktu yg dibatasi oleh moderator yang mengontrol arah kegiatan pertemuan. Bahkan Manajer C3 pun juga harus dipotong waktunya bila memang sudah memasuki injury time… Nach, seperti yang saya refleksikan sebelumnya, sekarang bagaimana semuanya berjalan dengan FUN, dengan senyuman dengan tertawa dan pada saat yang semua output kegiatan tercapai.

Tentu saja, fase badai ini tidak selalu tersenyum saat dijalani. Kadang, kita harus berkeringat dingin dan juga sering berurai air mata.

Setelah fase storming kita lalui, kita akan menata kerja-kerja normalisasi. Dalam fase Norming ini, Kita harus membangun hal-hal baru terkait nilai, proses, prosedur, sistem kerja yang lebih efektif dan efisien. Selanjutnya, setelah proses normalisasi ini, kita akan memasuki fase performing. Dalam fase ini, kita sudah bekerja sebagai sebuah TIM HANDAL untuk mncapai semua tutujan yang telah kita putuskan bersama.

Fase akhir dari tim handal adalah Adjourning, bermakna bahwa tim akan membubarkan diri setelah tujuan akhir tercapai. Sederhanya, kita biasa mendengar “pembubaran panitia” kegiatan Peringatan 17 Agustus. Yaa …itulah adjourning. Namun, ada aspek lain dalam pandangan Tuckman untuk program kerja jangka panjang seperti yang dilakukan Tim kita. Aspek itu adalah transforming, dimana nilai, cara kerja, kondisi mental dan segala proses organisasi kita menjadi bagian kita dalam beraktifitas. Orang akan datang dan pergi sebagai anggota tim. Itu hal biasa. Namun hal itu tidak akan berpengaruh terlalu dalam dalam kerja tim secara keseluruhan, bila keseluruhan anggota telah merasa menjadi bagian tim.

Semoga reflksi ini bermanfaat. Happy weekend, teams!

Salam sukses!!