Membangun Mutu Pendidikan : Dari Proyek menuju Program

Sekitar dua bulan setelah saya direkrut di proyek pendidikan pertama saya, saat itu Ketua Tim kami menyodorkan satu dokumen kepada saya. Dia minta saya menggandakan dokumen yang di halaman depannya tertulis “Very Confidential” berwarna merah menyala. Saya minta seorang staf yang bertugas untuk menggandakannya. Setelah itu saya serahkan dokumen yang sudah dijilid itu. “One for you, but keep it confidential,” ujarnya. Terima kasih, pak, response saya saat itu.

Saya agak heran dan sedikit bingung. Sebagai staf baru, saya kok sudah dapat dokumen yang seharusnya beredar secara terbatas. Saya hanya berpikir, ini satu kepercayaan. Jadi ia harus dijaga. Sejak saat itu, laci saya selalu terkunci dan kuncinya selalu saya bawa. Tentu kawan-kawan pembaca sedikit penasaran (atau tebakan saya salah??? hehehe) apa dokumen tersebut. Dokumen tersebut adalah Project Design Document (PDD), sebuah dokumen yang berisikan tentang gambaran besar dan rencana kerja proyek kami, sebuah dokumen yang menceritakan tentang latar belakang perlunya proyek itu, tentang berbagai masalah pendidikan di Indonesia, tentang apa opsi jalan keluarnya, dan apa peran dan kontribusi proyek itu bagi Indonesia dalam menyelesaikan berbagai masalah pendidikan.

Kalau kawan-kawan SNIP ingat tentang Kontrak kerja dan program kerja bersama C3 di program Kemitraan Pendidikan ini, yaaa… seperti itulah konsepnya. hanya saja dokumen rancangan itu lebih lengkap, dan tentu berbahasa inggris, dan tentu pula bahasa inggrisnya jauh lebih baik karena dibuat oleh orang yang saat lahir saja tangisannya berintonasi inggris… (hahaha… guyon ya).

Sejalan dengan dinamika dan dialektika kegiatan di tingkat implementasi, ada perubahan dalam proyek ini. Paradigma dan arah kegiatan berganti, Proyek menjadi Program yang dimaksudkan untuk diadaptasi oleh pemda kabupaten sasaran dan sekolah/madrasah, dari konsep memberi Bantuan menjadi membangun Kemitraan antar semua pemangku kepentingan dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan, dan seterusnya. Oleh karenanya, dalam tulisan ini saya akan pakai kata Program saja untuk proyek yang saya maksud itu.

Kembali ke dokumen tersebut. Selain penjelasan panjang lebar tentang latar belakang Program, strategi pelaksanaan, mitigasi resiko dan sebagainya, ada bagian yang baru bagi saya untuk diketahui lebih jauh. Bagian itu berada dalam lampiran, bukan pada batang inti dokumen. Saya perhatikan dan berusaha pahami bagian itu. Bagian itu berisi kotak-kotak dengan berbagai isinya. Ia berupa matrik berbagai kegiatan. Susah berat saya memahami katerkaitan satu bagian dengan yang lainnya. Saya akhirnya memahami secara utuh matrik itu setahun setelah saya dibolehkan untuk mengikuti pelatihannya yang dilaksanakan di kantor kami, bersama Pak Tjipto juga. Nama bagian itu adalah Logical Framework alias Logframe, dan dalam perencanaan proyek sering disebut Logical Framework Approach (LFA).

LFA adalah sebuah tool manajemen proyek yang umum dipakai,dan diinisiasi oleh para praktisi pembangunan internasional dari Amerika di akhir tahun 1970an. Sudah menjadi sunnahnya, kerja proyek itu akan mencakup, dan sekaligus dibatasi oleh, tujuan sebuah kegiatan, penerima manfaat, pelaksananya, tempat pelaksanaan yang jelas, bentuk kegiatannya, waktu pelaksanaannya. yaa..persisnya sama seperti membangun jembatan. semuanya harus terukur, termasuk dana yang dibutuhkan. Tentang LFA ini kawan-kawan bisa cari di internet, banyak sekali varian informasinynya, termasuk kritik-kritik yang menyertainya dan mengapa banyak perusahaan mulai meninggalkan pendekatan ini. Kalau kawan-kawan memiliki ke database jurnal International, maka silakan untuk mampir ke Journal of Project Management.
Tidak seperti program kerja SNIP yang relatif simpel, satu hal lain yang saya pelajari dalam dalam dokumen itu yakni begitu jelasnya bidang-bidang yang dikerjakan, yakni, a). Komponen 1 bidang Tata Kelola Pendidikan di tingkat Kabupaten (yang mencakup DPRD, Dewan Pendidikan dan lembaga lain), b). Komponen 2 bidang Pelayanan Pendidikan Dasar (mencakup Dinas Pendidikan, Seksi Mapenda), c). Komponen 3 bidang Manajemen Sekolah, dan d). Komponen 4 bidang Manajemen Proyek itu sendiri. Komponen 1&2 dikomandani satu orang, Komponen 3 dikepalai oleh satu orang. Keduanya bertanggung jawab kepada Ketua Tim, Komponen 4 langsung ditangani oleh Ketua Tim.

Bila kawan-kawan cermati, ada tiga level kerja untuk mengelola program/proyek dalam peningkatan mutu pendidikan ini: Pengambil kebijakan pendidikan, Pelaksana layanan pendidikan di sekolah/madrasah, dan manajemen proyek/program itu sendiri. Dan TIGA ASPEK inilah yang juga menjadi KERJA SNIP saat ini, hanya saya tidak ada penegasan alias taukid dalam kerja SNIP.

Mengaca dari dokumen itu, saya pikir para pegiat di SNIP mulai dengan memilah apa dan mana saja kegiatan dan kerja di level PROGRAM dan mana kegiatan administratif yang bersifat SUPPORT ke dalam pencapaian TUJUAN kegiatan. Saya tegaskan, kegiatan programatik dan administratif itu keduanya sama-sama penting untuk mencapai tujuan. Misalnya, untuk mencapai kompetensi guru seperti yang kita idamkan, kegiatan pelatihan PAKEM mutlak diperlukan. Namun, bila tidak ada dukungan logistik dan keuangan, program itu tidak jalan. Demikian juga, mungkin akan sangat bagus dalam hal belanja logistik dan tata kelola keuangan, namun bila program tidak dikontrol, maka dapa dipastikan tujuan kegiatan untuk menciptakan guru yang berkompeten juga akan nihil hasilnya.

Nach, dimana posisi dan mayoritas aspek-aspek managerial dalam batang tubuh anggaran SNIP? Ia bersemayam dalam item-item komponen OPERASIONAL, sementara untuk program akan berada dalam OUTPUT kegiatan pelatihan, mentoring dan monitoring. Tentu saja ada irisannya, seperti aggaran, belanja dan laporan keuang kegiatan ditangani oleh perang dan fungsi struktur yang didanai oleh biaya operasional. Oleh karenanya, dalam struktur SNIP Tahap 1, Ketua Tim Pelaksana bertanggung jawab sepenuhnya dalam pencapaian tujuan kegiatan dan manajemen pelaksanaan kegiatan itu sendiri.

Saya sendiri berpikir, mungkin ke dalam tahap selanjutnya, memperjelas kerja program dan support management perlu lebih ditegaskan garis, peran dan pola kerjanya. Tidak seperti saat ini, seorang Ketua Tim Pelaksana bisa terjebak dalam kerja yang cenderung administratif saja dan hamir melupakan tujuan dari program, atau terlalu program saja dan melupakan administrasi. Ya, memang ada SNIP yang bagus di kedua aspek itu.

Dalam Rapat Koordinasi Nasional C3-SNIP beberapa waktu yang lalu, aspek kerja program-manajemen kegiatan dipertajam dan dipertegas secara struktur organisasinya, dengan adanya (usulan) fungsi sejenis Program Officer (PO). Peran itu akan membantu SNIP untuk fokus dalam pencapain tujuan kegiatan. Namun begitu, selagi belum ada persetujuan C3 dan amandemen kontrak, saya mengingatkan bahwa kerja kita adalah mencakup pencapaian hasil program kegiatan dan manajemen kegiatan. Keduanya harus dikerjakan dan dicapai target kerjanya. Hal ini juga berlaku di level C3, SNIP dan Madrasah. Sehingga, saat ada audit baik internal SSQ maupun POM terhadap C3, SNIP maupun di level Madrasah, kita tidak akan kebingungan, kerepotan, panik, atau sampai pada titik tidak bisa makan.

Justru sebaliknya, proses audit menjadi salah satu bahan masukan bagi kita untuk lebih bekerja secara profesional, membantu kita untuk mencapai tujuan kegiatan secara efektif, belajar sambil bekerja, dan menjadi sumber ibadah kita. Insyaallah.

—————

Semoga bermanfaat. Salam Sukses!