Saat itu pesawat saya mendarat dan sedang menuju terminal, di bandra Soekarno Hatta. begitu tiba di jajaran apron, saya melihat staf darat sudah siap dengan segala peralatannya untuk ‘unloading’ semua isi pesawat. Terlebih, navigator darat yang akan mengarahkan pesawat untuk parkir telah memberikan sandi-sandi agar pesawat berbelok menuju terminal yang telah dipersiapkan. Namun apa yang terjadi, pesawat tidak parkir di apron tersebut. Saya kaget, apalagi para staf di darat itu. Lhoh!?!
Ternyata, pesawat tidak berbelok tapi terus bergerak menuju apron berikutnya. Dampaknya tidak terasa bagi para penumpang di pesawat, namun yang terpontang panting adalah para staf di darat itu. Saya perhatikan si navigator bingung melihat pesawat tak berhenti, lalu berlari mengikuti laju pesawat. Bagian penurun bagasi, lari tak kalah kencangnya. Sekitar sepuluh orang dari berbagai bagian kerja berhambur dan berlarian. Truk pengisi avturn juga bergerak, demikian juga truk penguras lavatory atau septictank pesawat. Sempat panik juga para staf darat itu, namun tak berapa lama, mereka sudah bisa menangani situasi dan bekerja dalam pos masing-masing. Demikian juga saya dan penumpang lainnya turun dari pesawat dan melanjutkan aktifitas.
Yang saya renungkan dari kejadian itu adalah perubahan rencana, keputusan, kebijakan, atau jadwal kegiatan harus diketahui, dipahami dan dilaksanakan semua pihak. Demikian juga bila ada perubahan, semua pihak mulai dari yang paling atas sampai yang paling bahwa harus juga mengetahui apa-apa saja yang berbah dan memahami apa-apa saja konsekuensinya. Perubahan mendadak, apalagi tidak ada pemberitahuan yang cepat, akan memberikan dampak yang serius ke semua komponen organisasi, terutama mereka yang berada di tataran implementasi kebijakan.
Refleksinya dalam kegiatan kita ternyata juga sangat dekat. Seperti jamak yang kita pahami bersama, kondisi seperti juga sempat, atau mungkin beberapa kali terjadi (atau, sering ya?), dalam kegiatan kita. Bila di tingkat C3 terjadi perubahan, “demam”nya juga akan sampai ke level madrsah. Bahkan, bila Kemenag/UPPAM dalam situasi emergency, “batuk”nya bisa sampai di tingkat madrasah. Bagaimana dengan SNIP (manajemen, pelatih, mentor)? Tentu saja ada dampaknya, bisa jadi kawan-kawan terkena berbagai virus Yang membuat situasi komplikatif, yaaa demam, yaa batuk, yaa pilek, panas dingin, encok kumat dan sebagainya.
Tentu, sebagai contoh, yang paling kita rasakan betapa kita terpontang panting adalah saat ada permintaan kepada C3 tentang pencarian dana hibah untuk SNIP dan madrasah harus segera diwujudkan. Permintaan ini merubah jadwal awal C3. C3 membuat penyesuaian jadwal kerja. Di level SNIP, kita harus melakukan tadarus seminggu non-stop untuk menyelesaikan proposal, anggaran, jadwal kerja. Di level madrasah lebih heboh lagi. Khataman EDM, RKM, RKAM dan Proposal Anggaran dilakukan secara kolosal dan simultan. Bayangkan, 565 madrasah X (1 Kamad + 1 yayasan + 2 guru + 1 komite) = 2.825 orang ngelembur dalam waktu bersamaan.
Contoh lain yang tak kalah menyengat adalah saat C3 diminta untuk men-sinergikan pelatihan dan output Modul Hidup Sehat dengan program Gerakan Nasional Bersih Negeriku (GNBN). Sinergi itu mudah dan masih dalam jangkauan kita. Yang membuat kita tergopoh gopoh adalah saat sinergi itu sudah harus terwujud di tahun 2012. C3 akhirnya mengadaptasi dengan perubahan jadwal pelatihan Hidup Sehat untuk diajukan. C3 mengkomunikasikan perubahan tersebut ke kawan-kawan SNIP. Setelah ada penyesuaian, kita kemudian optimis output modul itu tercapai pada bulan Desember tahun ini. Selesai? Belum. Permintaan SOP toilet madrasah muncul, dan gak tanggung tanggung permintaan itu datang dari kantor Dirjen yng harus dilaporkan ke Wapres sesegera mungkin.
Karena yang kami pilih adalah tim-tim handal di setiap propinsi, semua demam itu bisa dilewati. Oleh karenanya, ucapan selamat kami sampaikan untuk tim SNIP.
Yang saya alami, perencanaan itu adalah ikatan berbagai keinginan, tujuan, modal kerja, cara dan sistem kerja, pelaksana dan penanggung jawab, dan rentang waktu kita untuk mencapainya. Jadi banyak komponen dalam perencanaan itu. Saat ada perubahan dalam perencanaan maka perubahannya adalah di sekitar komponen-komponen itu. Pun, bila ada kondisi ketidak sesuaian antara perencanaan dan implementasi, maka ketidaksesuaian itu pun dalam domain yang sama. Nach, dalam konteks kerja kita dalam program ini, pengikatan perencaan kerja memiliki aspek legal, karena ia menjadi bagian kontrak kerja kita. Namun demikian, kita masih membuka ruang terjadinya perubahan dalam perencanaan kita sesuai dengan kondisi di lapangan dan kebutuhannya. Prosedur perubahan itu sudah diatur dalam kontrak kita.
Dalam melakukan perubahan perencanaan kita, hal yang sangat penting adalah komunikasi tentang penting perubahan perencanaan, dasar pemikirannya, hingga pada dampaknya pada ketercapaian target dan output kegiatan kita secara keseluruhan. Tentu saja komunikasi ini dua arah, terbuka. Yang saya inginkan bila terjadi Perubahan perencanaan adalah terhindarkannya keruwetan dan gejolak hingga di level ujung program kita, madrasah, seperti staf badara yang berlarian itu.
Semoga bermanfaat. Sukses selalu !