A report that lost, Selembar laporan yang hilang.
Peristiwa ini terjadi di tahun 2005. Saat itu saya masuk kantor sebagaimana biasanya. Jam 10, saya rehat sebentar di pantry, bersama teman-teman sekantor. Maunya sih, bercanda dan cerita. Belum juga dimulai canda dan baru seteguk kopi diminum, saya dipanggil Team Leader ke ruangannya. Si manager mengatakan, dia mencari laporan pelatihan guru yang dilaksanakan di madrasah dan sekolah, dia memerlukannya dalam tabel datanya. Dia sudah mencari di database, tapi tak ada. Padahal kegiatan sudah dilaksanakan di setiap cluster atau gugus, dua bulan lalu. Jadi, paket pelatihan sudah dilaksanakan, tapi laporannya tidak ada dalam data base. “Dimana laporan itu?” tanyanya. Kalau boleh jujur, dia tak sepenuhnya bertanya, tapi menagih dan menuntut segera tersedia. Saya cari dulu, pak, jawab saya menyanggupi. Kata “cari” itu bukanlah bermakna sekedar mencari di database komputer, tapi juga di lemari arsip.
Saya coba men-generate data dalam server, yang dikembangkan oleh Pak Tjipto. Ternyata, data dimaksud tidak ada. Kemungkinannya, data belum dientry. Dalam hati, kalau itu yang terjadi….wah bakalan sibuk banget nech. Bagaimana tidak, pelatihan melibatkan semua guru dari tiga kabupaten, dua puluh sekolah dan madrasah. Jumlah yang tidak banyak, hanya saja tipe data di kantor kami itu bersifat individu per orang, bukan per madrasah seperti di Kemitraan Pendidikan saat ini. Yang harus dientry adalah data individu setiap guru yang dilatih! Total, ada sekitar 320 guru yang harus dientry. Ternyata benar, data di server tidak ada dan memang belum dientry! Duch!
Oke, saya harus melakukan entry data. Saya masuk ke ruang arsip. Saya buka lemari bagian pelatihan, dan mencari semua berkas pelatihan guru. Ternyata, data fisik pelatihan guru itu tidak ada. Saya mulai gelisah, tapi tidak panik. Saya membolak balik jejeran otner, mencari berbagai laporan dalam berkas dalam folder berbagai pelatihan kepala sekolah, pelatihan pengawas, pelatihan pengambil kebijakan kabupaten, pelatihan pelatih, dan pelatihan komite sekolah. Tidak juga ada. Saya makin gelisah, tapi juga tidak panik. Yaaa, setidaknya belum. Itu berarti, data fisik masih berada di kantor kabupaten.
Saya masuk ke ruang Team Leader, dan menjelaskan situasinya. “Bagaimana bisa?” suaranya meninggi dan sedikit panik, “saya sedang menulis laporan, jam 14.00 ini harus masuk ke Canberra. Kamu harus sediakan data itu sebelum 13.30” pintanya. Hhmm, bukan permintaan tapi instruksi!
Saya? Panik! “Saya coba, pak” saya menjanjikan. Langsung ngacir ke pantry lagi dan cari air minum.. Seger! Pikiran cerah! Lalu, saya berkoordinasi dengan bosnya IT di kantor, pak Tjipto, dengan koordinator kabupaten. Beruntung punya tim yang handal dan bisa dihandalkan dalam situasi genting. Alhamdulillah, data tersedia tepat pada waktunya.
“Wonderful! Thank you everyone!” kata Team Leader. Setelah itu saya makan siang sambil bertanya-tanya, seberapa pentingnya sih data itu. Saya tahu data itu penting, tapi seberapa penting dalam skala 1 – 10 dengan 10 poin tertinggi.
———————–
Saat kita beraktifitas, baik untuk kegiatan personal maupu orgnisasional, akan kerap berhadapan dengan sebuah proses pengambilan keputusan. Sehingga, sehingga banyak sekali studi tentang pengambilan keputusan / kebijakan (decision making). Dalam menyusun keputusan, sering kali kita terjebak dalam sebuah situasi yang kompleks, penuh dinamika karena multi stakeholder, banyak ambigu dan penuh ketidakpastian. Menurut Nicholas Allix (2008), dalam konteks sosial situasi tersebut sangat berpengaruh pada proses dan tujuan dibuatnya sebuah keputusan. Hal yang sama juga terjadi di dunia pendidikan kita saat ini.
Kita ambil satu situasi ketidakpastian (uncertainty) itu. Ada dua ketidakpastian yang membuat keputusan menjadi sulit, dan kalau pun dibuat hasil keputusan yang dibuat akan pincang. Menurut Allix, kedua hal tersebut adalah ketidakpastian dalam TUJUAN dan ketidakpastian dalam PROSEDUR pencapaian tujuan.
Ketidakpastian dalam keduanya akan sangat mempengaruhi tingkat efektifitas dalam berorganisasi. Singkatnya, kita capek, tapi tidak ada hasil, seperti hanya berlari di tempat. Saya tidak akan banyak menulis tetang studi kebijakan, akan sangat panjang karena ada berbagai teori dan pendekatan. Selain itu, hal tersebut membuat bosan tulisan reflektif ini. Untuk mempersingkatnya, saya lontarkan pertanyaan ini, bagaimana memutus ketidakpastian tujuan dan prosedur itu? Jawabannya singkat: informasi alias data yang komprehensif dan valid.
Contoh konkritnya, tujuan kita jelas: membantu madrasah memiliki KTSP yang otentik. Itu jelas, deklaratif, bisa diukur, bisa dikelola dan bisa dicapai. Itu karena kita cukup paham bagaimana kondisi madrasah dan apa KTSP itu sendiri. Namun, kita akan dengan segera terjebak dalam kompleksitas, ambiguitas, ketidakpastian prosedur dari rencana kerja kita untuk mencapai tujuan itu. Bagaimana bisa? Pertama, kita tidak tahu berapa jumlah guru yang akan kita latih, seperti apa kompetensi pengajaran dan pemahamannya tentang KTSP. Kedua, kita tidak tahu pasti apakah pelatihan dua hari itu benar-benar cukup untuk mereka. Ketiga, bagaimana kita bisa memastikan jumlah anggarannya bila jumlah peserta dan kebutuhan hari pelatihannya tidak kita pahami? Namun begitu, kita tetap harus membuat keputusan perencanaannya, karena (misalnya saja) waktu yang tersisa hanya dua minggu (bahkan dalam perencanaan kita di salah satu hotel di Pecenongan itu hanya berlangsung 3 hari untuk semua kegiatan!). Namun keputusan harus dibuat. Hasilnya? Revisi, revisi, revisi. Masih ingat berapa kali KTSP direvisi?
Itulah kejadiannya bila kita mendapat informasi yang tidak komprehensif serta data yang tidak valid, atau tidak punya data sama sekali, di saat kita menyusun sebuah keputusan strategis.
———————–
Tentu kita semua memahami pentingnya air dalam kehidupan. Seperti itulah pentingnya data. C3 memperlakukan data seperti air. Data memberikan kehidupan pada program kita. Data dibutuhkan untuk memberitahu kita apa kekuatan kita. Data menunjukkan kita dimana kelemahan kita, data jugalah yang membekali kita dimana tantangan dan peluang kita. Data jugalah yang memampukan kita menganalisa masalah-masalah secara komprehensif. Data jugalah yang memajang opsi-opsi solusi yang paling baik.
Satu file excel laporan pelatihan dilahirkan dari sebuah proses pelatihan yang panjang dan melelahkan, baik bagi peserta, pelatih, dan tim support. Lewat laporan inilah proses itu dipotret, apakah pelatihan akan cukup efektif dan relevan sehingga mencapai hasil yang kita inginkan. File laporan sejenis inilah yang memberikan informasi apa aspek-aspek yang paling baik terjadi dan apa saja yang harus ditingkatkan di masa mendatang.
Satu file laporan pelatihan dipadukan dan dikompilasikan dengan pelatihan sejenis di kabupaten lain, dipadukan kembali dengan propinsi lain, sehingga muncul tabulasi data pelatihan tingkat nasional. Data dianalisa. Bila masih meragukan hasil analisa awalnya, tindakan konfirmasi dengan triangulasi dilakukan ke data-data sekundernya. Sampai pada akhirnya ada analisa akhir berikut rekomendasi-rekomendasi untukmsemakin meningkatkan efektifitas dan relevansi pelatihan. Pada gilirannya, rekomendasi itu menjadi bahan utama dan pertama untuk mengambil keputusan organisasi.
Hal yang sama, C3 memperlakukan Laporan Bulan SNIP sebagai sumber utama untuk membuat keputusan guna mendukung SNIP dalam melaksanakan kegiatan. Semakin patuh SNIP melaksanakan kewajiban kontrak untuk pelaporan itu, sesuai ketentuan dan jadwalnya, semakin besar tim C3 memberikan dukungan. Kenapa demikian, karena di situlah data tersedia, dari sanalan keputusan dibuat, dari sana pulalah tindakan tindak lanjut diberikan.
Lewat laporan-laporan seperti itulah kemudian SSQ membuat keputusan untuk mevisi modul pelatihan, strategi pelatihan, penganggaran kegiatan, penjadwalan dan seterusnya.
——-
Bila saya ditanya seberapa pentingkah data itu, utamanya untuk pengambilan keputusan, jawabannya 10! Tak ragu dan Positif, 10 nilainya. Oleh karenanya, jangan ada lagi laporan yang tertinggal, terlambat, apalagi hilang. Ayo..!
Semoga bermanfaat. Salam sukses!